Persuratan di kantor

Surat merupakan media komunikasi dari instansi atasan ataupun perorangan yang ditujukan kepada instansi lain maupun perorangan sekalugus sebagai bukti otentik adanya komunikasi. Surat ada yang bersifat perintah, permohonan, himbauan kepada perorabgan maupun skub yang lebih luas seperti pengumuman.

Dengan berbagai manfaat dan tujuan surat maka ada surat yang cukup dibaca, dimengerti, dan ditindaklanjuti, ada pula yang harus diterbitkan surat balasannya. Teknik dan etika penulisan surat akan dibahas dalam tulisan lain.

Surat perlu dibukukan atau diagendakan. Ada agenda untuk surat yang masuk dan ada pula agenda surat yang keluar. Surat keluar berarti instansi itu yang membuatnya. Di samping itu ada pula surat yang sifatnya berkaitan dengan surat yang masuk, merupakan surat balasan.

Pada instansi yang besar, yang memiliki beberapa bagian maka surat yang masuk kemungkinan akan didisposisikan ke bagian yang sesuai untuk ditindaklanjuti.
Dalam hal begitu maka surat itu harus dikopi dahulu sebagai arsip  kemudian baru dilanjutkan kepada tujuan disposisi.

Arsip surat harus disimpan dengan baik dengan urutan tertentu untuk memudahkan dalam pelacakan kembali jika dibutuhkan segera. Kecepatan dalam menemukan dan menyiapkan arsip surat yang diminta itu menjadi ukuran kualitas pelayanan dalam suatu instansi. Ada yang mampu menemukan surat dalam hitungan menit bahkan detik. Ada kejadian bahwa arsip surat yang diminta harus dicari dulu sampai harus datang lagi besuk, hal ini sudah tidak zaman lagi.

Teknik kearsipan manual yang telah dilaksanakan sejak dahulu telah banyak membatu kelancaran kinerja kantor. Namun di zaman serba internet memungkinkan kita menyediakan arsip surat surat itu dalam hitungan menit dan detik dan tidak lagi harus datang ke kantor untuk me dapatkannya. Cukup dengan koneksi internet.

Berbagai resiko kebakaran dan banjir serta binatang pemangsa kertas tidak lagi menjadi penghambat. Untuk ini surat masuk dan keluar diarsip dengan copy scanner bentuk .jpg ataupun .pdf.

Penyimpanannya menjadi simpel, bisa di komputer maupun di internet untuk memubgkunkan akses di tempat lain di luar kantor.

Bersambung….

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s


%d blogger menyukai ini: